Booking-Basics – mit und ohne Agentur

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Ein Gastbeitrag des Netzwerkpunkts Jena

Booking ist ein Thema, das nahezu alle Musiker*innen beschäftigt. Es nimmt häufig viel Zeit in Anspruch, welche man lieber zum Üben oder für Songwriting nutzen möchte. Wenn man die eigene Musik auf die Bühne bringen möchte, kann es allerdings hilfreich sein, ein paar Basics rund um das Thema zu lernen. Alternativ kann man mit einer Agentur kooperieren, welche viele Aufgaben aus dem Bereich übernimmt.

Zusammen mit der Booking-Agentur Soundsgood gibt der Netzwerkpunkt Jena in diesem Beitrag ein paar Grundlagen zu Agenturen und Booking an euch weiter.

Was macht eine Booking Agentur?

Die Hauptaufgabe von Agenturen besteht darin, das eigene Veranstalter- und Künstlernetzwerk zu managen, zu erweitern und untereinander zu vermitteln. Das bedeutet im Tagesgeschäft vor allem viele Mails schreiben und Listen pflegen. Weiterhin kann die Agentur Künstler*innen bei verschiedenen Themen wie Tourplanung, Pressematerialpflege und Promotion unterstützen. Diese Aufgaben werden dabei selten von der Agentur selbst, sondern von entsprechenden Partnern aus dem eigenen Netzwerk übernommen.

Wie sollte Kontakt zu einer Booking Agentur aufgenommen werden?

Vor der Kontaktaufnahme mit einer Agentur sollten ein paar grundlegende Dinge beachtet werden. Das Wichtigste ist, sich vorab Gedanken zu machen, ob die Agentur zum eigenen Musikprojekt passt. Soundsgood ist beispielsweise eine Agentur, die sich auf Genres wie Jazz und Pop konzentriert. Anfragen von Metal- oder Punkbands sind für beide Seiten nicht wirklich sinnvoll. Also nicht wild alle anschreiben, sondern Agenturen vorab checken und die eigene Zeit sinnvoll managen. Achtet bei der Bewerbung darauf, dass die folgenden Informationen zu eurem Projekt enthalten sind:

  • aktuelle Bandfotos
  • ein aussagekräftiger Pressetext
  • Links zu euren gepflegten Social Media Profilen
  • Links zu Musikvideos und Livematerial
  • Musik in vernünftiger Qualität (keine Proberaummitschnitte vom Handy)

Am besten habt ihr diese Punkte fertig auf einer eigenen aktuellen Webseite, die ihr in der Mail direkt verlinken könnt. Die Agentur kennt euch nicht persönlich und ihr solltet daher mit den genannten Punkten Professionalität vermitteln. Dies ist wichtig, da die Agentur wirtschaftlich mit euch arbeiten möchte und ihr als Newcomer zeigen könnt, was ihr erreichen möchtet. Gerade Newcomer haben es aber leider sehr schwer bei Agenturen, da eine Zusammenarbeit mit mehr Aufwand und Risiko verbunden sind, als jene mit bereits etablierten Bands.

Wie kommt man als Newcomer nun an Auftritte?

Agenturen anzusprechen kann als Newcomer nicht zwingend Schaden, ist aber selten erfolgversprechend. Sinnvoller ist es meistens, ein eigenes Kontaktnetzwerk aufzubauen. Seid dabei gern kreativ, da man nie weiß, wo euch manche Kontakte hinführen können. Fangt mit lokalen Musikern und Veranstaltern an. Ein guter Draht zu einem Club kann euch Auftritte bringen oder auch Kontakte zu überregionalen Partnern herstellen. Sprecht mit anderen Musikern auf Konzerten und tauscht Erfahrungen untereinander aus. Veranstaltet selbst Konzerte und erweitert so Schritt für Schritt euer Netzwerk. Haltet gezielt nach Netzwerkveranstaltungen und Konferenzen Ausschau, da dort häufig Leute unterwegs sind, die euch und euer Projekt weiterbringen können. Der persönliche Kontakt ist sehr viel wertvoller als eine vorgefertigte E-Mail, die an hunderte Veranstalter geschickt wird.

Wie sollte ein gutes Anschreiben an einen Veranstalter aussehen?

Ganz ohne E-Mails funktioniert Booking nicht, deswegen möchten wir euch hier ein paar Tipps für das Anschreiben geben.

Die Betreffzeile

Haltet euch kurz. Denkt immer daran, dass Veranstalter häufig mehrere hundert Konzertanfragen pro Woche bekommen. Daher sind kurze Infos im Betreff wichtig:

  • Datum oder ein überschaubares Zeitfenster, wann ihr spielen möchtet,
  • Bandname,
  • optional ein Tourname.

Kreative Betreffzeilen können funktionieren aber auch abschrecken.

Die ersten Zeilen

Formuliert hier möglichst klar wer ihr seid und was ihr möchtet

  • Bandname und Genre: Eine kurze Beschreibung der Musik (wirklich kurz, da Veranstalter nicht viel lesen möchten)
  • Tourzeitraum/ Tag für die Auftrittsanfrage
  • wenn möglich bisherige renommierte Auftritte
  • gepflegte Social Media Links
  • Videolinks, wenn möglich live

Weitere Tipps

Findet vor der Mail einen Ansprechpartnerin und gestaltet das Anschreiben möglichst persönlich. Ein Anruf vorab kann helfen, einen persönlichen Kontakt herzustellen. Hier solltet ihr euch aber vorab auf den Webseiten informieren, da es Clubs gibt, welche Bookinganfragen nicht telefonisch entgegennehmen. Ein bis zwei Wochen nach der Kontaktaufnahme ist ein weiterer Anruf meist sinnvoll um sich kurz über einen aktuellen Stand zu erkundigen. Denkt aber immer daran, dass Mails oft unbeantwortet bleiben, da die Verantwortlichen häufig keine Zeit haben, alles zu beantworten.

Wie plant man eine Tour?

Häufig ist es sinnvoll, mehrere Konzerte hintereinander zu spielen und eine Tour zu planen. Wann fängt man da am besten an? Ein guter Richtwert ist, etwa ein Jahr vor dem Tourstart mit der Planung anzufangen. Gerade in Deutschland planen die Clubs ihre Konzerte weit voraus. Spätestens ein halbes Jahr vor dem geplanten Konzert sollte man eine Anfrage rausschicken.

Weiterhin ist es wichtig sich Gedanken über die Spielstätten zu machen. Überlegt euch, in welchen Städten ihr gerne spielen möchtet um daraus eine sinnvolle Route zu planen. Gibt es bereits Fans von eurer Musik in den Städten? Gibt es ähnliche Bands vor Ort, welche euch bei der Locationsuche unterstützen können? Könnte man mit diesen Bands vielleicht zusammen ein Konzert organisieren?

Macht euch unbedingt vorab Gedanken über die Kosten für die Tour, da diese die Grundlage für Gagenverhandlungen sind. Je nachdem wo ihr spielen möchtet, sind Fahrt- und Unterkunftskosten entscheidende Faktoren. Wenn eure eigenen Kosten klar strukturiert sind, könnt ihr transparent verhandeln. Denkt dabei auch daran, dass Veranstalterinnen eigene Kosten haben und gerade im Newcomerbereich über Machbarkeiten und nicht direkt über Gagen verhandelt wird. Wenn ihr eine Gage von 800€ bekommt, der/die Veranstalterin aber 600€ Verlust macht, schafft das keine gute Basis für zukünftige Konzerte. Verhandelt Gagen am Telefon und nicht per Mail, da man hier klar vermitteln kann wo die eigenen Kosten liegen und absprechen kann, was möglich ist. Zudem ist der persönliche Kontakt per Telefon besser. Macht euch Gedanken darüber, was ihr Wert seid und versucht ein Gefühl dafür zu entwickeln, wo die finanziellen Möglichkeiten des Veranstalters liegen.

Weitere Finanzierungsmöglichkeiten sind Doordeals oder Hutkonzerte. Gerade im Newcomerbereich sind Touren eher ein Marketinginstrument und es bleibt selten finanziell etwas übrig. Wenn man aber bei den Veranstaltern einen guten Eindruck hinterlässt und auch noch Leute zum Konzert zieht hat man für das nächste mal eine neue Verhandlungsbasis. Bezieht außerdem Merchandise als zusätzliche Einnahmequellen mit ein.

Fest steht, gerade am Anfang ist viel Eigeninitiative gefragt, die Zeit und Nerven kosten kann. Doch wenn euer Projekt auf offene Ohren trifft und ihr die richtigen Partner für euch findet, wird auch das Booking mit der Zeit einfacher.